Mengelola kehadiran menjadi salah satu kegiatan yang menyita waktu HRD. Bagaimana bisa? Tentu saja bisa. Ada banyak data clock in dan clock out yang masuk setiap harinya. Maka dari itu, manajemen adalah faktor yang krusial dalam aspek kehadiran karyawan. Pihak HRD harus cermat mengelolanya.
Bagaimana Cara Memaksimalkan Manajemen Kehadiran?
1. Tetapkan Regulasi yang Jelas
Hal pertama yang harus dilakukan agar manajemen kehadiran dalam perusahaan menjadi maksimal adalah menetapkan regulasi yang jelas. Penetapan regulasi ini dapat merujuk kepada UU Ketenagakerjaan dan regulasi internal perusahaan. Contohnya mengenai jam kerja yang berlaku, bagaimana cara mengajukan pergantian shift jika perusahaan menggunakan sistem kerja shift, dan sanksi yang diterima karyawan jika sering terlambat.
2. Sosialisasikan Regulasi Kepada Semua Karyawan Tanpa Terkecuali
Setelah menetapkan regulasi, perusahaan harus melakukan sosialisasi kepada seluruh jajaran karyawan. Diharapkan para karyawan dapat mentaati dengan benar semua regulasi ini. Sebab, jika regulasi dilanggar akan mengganggu proses pekerjaan yang berjalan di setiap tim. Jadi HRD juga harus memastikan bahwa karyawan paham benar segala resiko yang ada jika melanggar regulasi.
3. Tegas dalam Bertindak
Sekeras apapun aturan, pasti ada saja yang akan melanggar. Dalam hal ini HRD juga harus tegas dalam menindak karyawan yang melanggar aturan seputar kehadiran tanpa terkecuali. Adanya sanksi atau hukuman ini dapat menjadi efek jera bagi oknum karyawan yang melanggar sehingga karyawan yang lain paham bahwa adanya aturan diciptakan untuk menjaga keteraturan dalam pekerjaan, bukan sekadar aturan belaka.
4. Pertimbangkan Menggunakan Sarana Pendukung
HRD harus berurusan dengan banyak dokumen fisik yang mengganggu dan menumpuk di meja kerja. Menggunakan cara manual sebenarnya sudah tidak lagi efektif mengingat jumlah karyawan di perusahaan sendiri cukup banyak sementara jumlah HRD terbatas. Alangkah baiknya perusahaan mulai mempertimbangkan untuk menggunakan sarana pendukung seperti software absensi.
Dengan software absensi, karyawan lebih mudah dan praktis dalam mencatatkan kehadirannya tanpa perlu mengantri di mesin fingerprint seperti biasa. Begitu karyawan mencatatkan kehadiran, data akan masuk ke dalam sistem dan terlihat oleh HRD. tentu saja HRD jadi lebih mudah untuk memantau tingkat kedisiplinan karyawan.
Contoh software absensi yang biasa digunakan perusahaan adalah software dari LinovHR. Software ini dipercaya banyak perusahaan karena memiliki sistem keamanan yang kuat dan fitur yang mudah digunakan. Sehingga membuat karyawan lebih mudah dalam beradaptasi menggunakan software.
Dari ulasan di atas, dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah aspek krusial di pengelolaan kehadiran. Sehingga bisa dikatakan juga bahwa manajemen kehadiran dapat berjalan optimal jika didukung sarana yang tepat seperti software, regulasi, ketegasan pihak HRD, dan ketaatan pihak karyawan itu sendiri. Semoga ulasan singkat di atas bisa membantu!